Warenwirtschaft WAWI Systeme kostenlos
Die Warenwirtschaft (abgekürzt WWS oder WaWi) ist die Abbildung der Warenströme für Geschäftsprozesse. Jeder Kaufmann macht auch naturgemäß auch Warenwirtschaft! Da in nahezu allen Wirtschaftsbereichen ständig eingekauft und verkauft werden muss, damit Produktionsprozesse, Handelsprozesse, Dienstleistungen u.s.w. am laufen gehalten werden, sind Warenwirtschaftsysteme nötig. Das Rationalisierungspotential für diese Geschäftsprozesse ist sehr hoch. Kostenpflichtige Warenwirtschaftssysteme kommen z.B. von Anbietern wie Lexware, Allfaktura, Eulanda, Financial Office. Kostenlose und freie (free) Warenwirtschaftssysteme sind aber nicht schlechter, sondern profitieren vielmehr von der großen Nutzergemeinschaft. Probleme lassen sich oft ohne kostenpflichtigen Einsatz von "Fachpersonal" beseitigen.
Der Verkauf erstellt mit dem Warenwirtschaftssystem das Angebot, den Auftrag, den Lieferschein und die Rechnung. Zusätzlich sind Funktionen wie Auftragsbestätigung, Werkstattauftrag, Lagerausgabebeleg, Kundenverfolgung für die Verwaltung von Informationen zur Kundenpflege, wie Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management) sowie externe Datenerfassung für den Außendienst möglich. Alle Funktionen des Verkaufes dienen letztlich dazu, einen gültigen Kaufvertrag abzuschließen. Die Fakturierung, also die Übergabe des Rechnungen zur Buchhaltung, schließt in der Regel den Verkaufsprozess eines Warenwirtschaftssystemes ab. Die Debitorenbuchhaltung (Debitor = Schuldner), also der Bereich, der die ausstehenden Rechnungsbeträge des Kunden überwacht, kontrolliert dann den Zahlungsverkehr zum Kunden, die Kreditorenbuchhaltung (Kreditor = Kreditgeber) den zu den Lieferanten. Der Einkauf benötigt neben den Funktionen für die Bestellvorschlagsermittlung auch Funktionen zur Bestellung. Anhand der Daten des Verkaufs und der Lagerhaltung kann ein Warenwirtschaftssystem automatisiert Bestellvorschläge ermitteln und auch eine Bestellung auslösen.
Die Lagerhaltung überwacht innerhalb des Warenwirtschaftssystems die interne Bestandsführung. Alle Bewegungsdaten, vor allem die des Verkaufes (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine), des Einkaufes (Bestellung, Wareneingang) und bei Bedarf auch der internen Reservierung und Lagerentnahme für die Fertigung/Produktion, werden automatisch in die Lagerverwaltung übernommen. Die Inventur der Waren wird dabei mit unterstützt. Lagerkennzahlen, die ein Warenwirtschaftssystem mit unterstützen sollte, sind beispielsweise der Mindestbestand, der Meldebestand und der Höchstbestand.
Weitere mögliche Bestandteile eines Warenwirtschaftssystemes sind
- Verschiedene Mandanten
- Kassenschnittstelle für den Direktverkauf
- Abrechnung der Provision für den Verkäufer
- Abrechnung der Provision für Vertreter
- Buchhaltung
- Erstellung von interaktiven Katalogen (OnlineShops, CD-Shops)
- Mitarbeiter-Zeiterfassung
- Projekt-Zeitverwaltung
- Verwaltung von Verkaufsfilialen
- Datenaustausch über standardisierte Schnittstellen (z.B. DATEV, XML, CSV)
- Statistische Auswertungen der Daten für das Controlling
- Schnittstelle zu einem Produktionsplanungs- und steuerungssystem
- Schnittstelle zum Onlineshop
Der Aufbau der Anwendungssoftware eines Warenwirtschaftssystems basiert auf einer Datenbank, die die Stammdaten und Bewegungsdaten mit folgender Datenbankstruktur verwaltet:
- Stammdaten sind die in Datensätzen verwalteten Objekte, vor allem Kunden und Lieferanten Lieferanten, sowie Waren bzw. Artike mit entsprechenden Artikelattributen
- Bewegungsdaten, die verwalteten wirtschaftlichen Transaktionen in Form von Geld wie Eingangsrechnung oder Rechnung an den Kunden
- Waren wie Lagereingang und Lieferschein
